Пять советов о том, как правильно спланировать офисный переезд

Кризисные явления в экономике, наблюдающиеся в России сделали офисный переезд темой актуальной не только для мелких и средних, но и крупных компаний. Между тем, неверно спланированный переезд офиса крупной компании может превратиться в настоящее бедствие, парализовав работу фирмы на недели вперед. В данной статье мы дадим несколько простых рекомендаций по упаковке и маркировке перевозкимого имущества.

Во-первых, до начала переезда необходимо составить план нового офиса с указанием номеров кабинетов и фамилий сотрудников. И обязательно проверить сохранилась ли нумерация кабинетов и помещений в новом офисе после обычного в этом случае ремонта, окраски и замены дверей.

Во-вторых, необходимо промаркировать все имущество по рабочим местам. Наиболее удобным порядком маркировки является следующий: сотрудникам по электронной почте высылается инструкция по маркировке с готовым бланком, на котором в соответствующих графах каждый из них забивает на компьютере № кабинета (в новом офисе), свои фамилию и инициалы . Бланки наклеиваются прозрачным скотчем на стол, тумбочку, монитор, системный блок, коробки с документацией. Прозрачный скотч не оставляет следов на мебели, на бланках ничего не приходится писать от руки.

В-третьих, упаковку канцелярских принадлежностей и документации следует доверить сотрудникам своей фирмы. Это исключит в дальнейшем длительные поиски мелких вещей. Для упаковки предпочтительно использовать короба приблизительным размером 400X400X600 мм. В такие коробки плотно без пустых пространств помещается 12-13 стандартных жестких папок формата А4, а также другая документация стандартного размера.

В-четвертых, упаковку мебели и оргтехники стоит доверить профессионалам (сборщикам и упаковщикам компании-перевозчика). При этом для упаковки мебели должны использоваться воздушно-пузырчатая пленка, картон, защитные уголки. Для упаковки оргтехники – воздушно-пузырчатая пленка и гофрокороба размером примерно 500X500X500 мм. В короба должен быть упакован полный комплект оргтехники рабочего места сотрудника (монитор, системный блок, клавиатура, мышь, телефонный аппарат). На короб должен быть наклеен маркировочный бланк. Это позволит IT-специалистам компании без обязательного присутствия всего штата сотрудников, например в день офисного переезда или в выходной день, установить, подключить к сети и подготовить к работе все персональное оборудование и оргтехнику.

В-пятых, ввиду большого количества вещей необходимо предусмотреть случаи, когда вещи и коробки забыли промаркировать, и они оказались бесхозными. Для того, чтобы поиск хозяина таких предметов не тормозил общий ход переезда, в новом помещении на нижнем этаже заранее определяется комната «бюро находок». Все предметы без опознавательных знаков помещаются сюда. Их принадлежность определяется после окончания переезда.

Если вы во время переезда соблюдали эти пять несложных правил, а также доверили заказать офисный переезд у профессиональной компании. Ваш переезд вопреки пословице не будет «равен трем пожарам», а фирма уже на следующий день по окончании переезда начнет полноценно работать.